Las tradicionales ventas en ruta han planteado a los puestos gerenciales una serie de incógnitas acerca de la ubicación de los vendedores, la cantidad de visitas que han realizado y los logros obtenidos en cada visita.

Esa necesidad de información planteaba otra secuencia de imprecisiones relacionadas con la capacidad de la empresa para reabastecer a los vendedores, reducir los tiempos de entrega y la planificación de la ruta o las rutas, con el fin de alcanzar un mayor grado de eficiencia.

Hoy, todas esas carencias han sido superadas por aplicaciones informáticas para la gestión de clientes, proveedores y productos, para mantener un conocimiento detallado al instante de lo que está ocurriendo ya no solo en una, sino en cientos de rutas.

Saberlo todo, para tomar decisiones

Tales sistemas de ventas en ruta incluyen la posibilidad de realizar registros de ventas y generar informes sobre la facturación, la cobranza, el control sobre los canales de distribución y el mercadeo y toda una serie de informes anexos. 

Antes que nada, un sistema de ventas está concebido para registrar información y datos concisos, de manera automática, en el momento en que se necesitan, y con absoluta precisión, aspecto que contribuye a mejorar el proceso de toma de decisiones.  

Aspecto de especial interés, en el proceso de toma de decisiones, es la definición de niveles y prioridades en la toma de datos, su proceso y salidas del sistema, pues habrá unos clientes que necesiten las mercancías con urgencia y otros que puedan esperar días o semanas. 

En lo fundamental, un sistema de ventas consta de cuatro procedimientos principales: 1) Para elaborar los pedidos de los clientes; 2) Para emitir las órdenes de entrega del producto; 3) Para la facturación de la venta ya realizada y, 4) Para el registro y control de ventas.

Datos sencillos y a la mano

Cada proceso, a su vez, está conformado por subprocesos con sus propias funciones, como los de facturación  (control de precios de los productos, clasificación de productos por grupos y subgrupos, control de pedidos de clientes, emisión de facturas, giros y recibos, consulta y actualización de inventarios, etc.) y cobros (cuentas por cobrar y condiciones de cobro, intereses, formas de financiamiento, etc., seguimientos de los procesos de cobranza, análisis de cobranza, actualización de saldos, etc.).

Las características de los sistemas de ventas en ruta mencionadas, apenas dan una idea de su utilidad en la búsqueda de eficiencia empresarial.

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